A crise econômica dos últimos anos tem afetado diretamente as empresas para que reduzam os seus gastos. Geralmente, o primeiro corte a ser feito é a demissão dos funcionários. Mas será que os maiores gastos são com os colaboradores? Muitas vezes, os negócios optam pela maneira mais fácil de cortar custos, mas nem sempre todas as despesas são analisadas. O principal vilão pode ser a conta telefônica, que no final do mês tem valores altíssimos, além das cobranças indevidas na fatura.

Conta de telefone alta na empresa não é mais um problema difícil de resolver. Com as tecnologias atuais e um bom mapeamento de custos, fica fácil para o gestor entender o que está encarecendo os gastos com telefonia e o que pode ser feito para minimizar o valor da conta.

Mesmo em empresas grandes que dependam do uso regular do telefone para a geração de valor no negócio, é possível reduzir os custos de ligações sem recorrer a atitudes drásticas. Mas PMEs também podem se beneficiar das dicas deste artigo; a maior parte delas são fáceis de serem colocadas na prática e não exigem muito investimento.

Descubra onde economizar

O primeiro passo para começar a economia nos gastos com telefonia é entender o que está pesando em sua conta. Como em qualquer análise, é preciso ter, ler e compreender os dados para depois disso partir para a ação.

Pode ser que na sua empresa o custo maior seja em ligações para telefones celulares. Ou talvez, são chamadas feitas em um determinado horário do dia. O importante é avaliar a conta e enxergar o máximo de informações que poderão ser usadas para economizar

Utilize um software para monitorar gastos com telefonia

Nem sempre a conta é o bastante para entender os gastos com telefonia na sua empresa. Para quem quer ter ainda mais dados a disposição, o ideal é investir em um software para monitorar os gastos.

Antes de tomar ações afirmativas para reduzir o preço da conta, é útil saber qual colaborador da empresa liga mais, quem fica mais tempo no telefone, entre outros. Os melhores softwares disponíveis no mercado não apenas monitoram essas informações como ainda entregam relatórios que dissecam esses custos, facilitando as medidas para redução de gastos com telefonia.

Negocie com sua operadora

Uma vez em posse dos dados, é hora de começar a ação. O primeiro esforço do gestor deve ser em avaliar se o plano de telefonia pago é adequado aos gastos da empresa hoje. Muitas vezes, a empresa pode estar pagando por serviços que nunca são utilizados na prática.

Ao mesmo tempo, pode ser que o plano tenha limitações em minutos ou dados que são extrapoladas com frequência. Ou seja, agora que o gestor tem na mão todos os dados, ele pode dimensionar um plano que encaixe com a realidade da organização.

Caso a operadora não atenda bem às necessidades da companhia, as opções são simples: tentar negociar ou partir para a concorrência.

Reforçar boas práticas entre colaboradores

Essa é uma outra medida para ser tomada apenas depois que o gestor avaliar os dados de gastos com telefonia na empresa. É bem ineficiente apenas pedir aos funcionários para ‘gastar menos com o telefone’. Uma vez que tudo foi monitorado e analisado, fica mais fácil saber o que deve ser reforçado e, claro, quem mais precisa economizar.

Como os softwares de monitoramento permitem saber exatamente como o telefone está sendo utilizado, o gestor pode estabelecer regras como ‘não usar o telefone para chamadas pessoais’ e saber quem está descumprindo-as. Isso não precisa ser algo dramático. Muitas vezes, um simples esclarecimento basta.

Mas é bom saber que nem sempre o vilão da conta de telefone é o mau uso por parte dos funcionários. Muitas vezes, existem outras formas de economizar que serão mais eficientes, baratas e menos desgastantes do que elaborar regras rigorosas para o uso dos telefones.

Invista em tecnologia

As telecomunicações estão em evolução constante e novas soluções para reduzir gastos em telefonia aparecem todos os dias. Por isso, é importante, para quem pretende economizar, destinar uma parte do orçamento à tecnologia. O gestor nunca deve enxergar esse investimento como um desperdício.

Sistemas como VoIP, PABX ou mesmo softwares de monitoramento custam dinheiro no começo, mas rapidamente geram economia ou ampliam a capacidade de geração de valor dentro da empresa.

Tenha um sistema de VoIP

Umas das melhores tecnologias para quem quer economizar é um sistema de VoIP. A sigla vem do inglês ‘Voice Over Internet Protocol’, que pode ser traduzido como ‘Voz Sobre Protocolo de Internet’.

Esse sistema transforma as chamadas de voz em dados e faz a transmissão pela internet. Com isso, é bem provável que o custo para ligações locais, interurbanas e até internacionais seja drasticamente reduzido, mesmo quando forem feitas para telefones celulares.

O uso do VoIP é especialmente recomendado para quem quer reduzir gastos com telefonia, mas também é interessante para qualquer empresa determinada em evoluir suas telecomunicações: com o VoIP, aplicações como salas de conferência, correio de voz, redirecionamento de chamadas e outros ficam bem mais práticos e baratos.

Adote o sistema PABX para integrar telefones

Um sistema PABX moderno pode reduzir em muito os gastos com telefonia dentro da empresa. Muito mais moderno que apenas uma central telefônica, o PABX unifica os ramais da organização, elimina a necessidade de múltiplas linhas e pode vir com mais recursos de integração e segurança.

Alguns modelos permitem, por exemplo, o siga-me interno e externo, que é o redirecionamento de uma chamada para qualquer ramal ou celular. Dessa forma, um cliente que liga para a empresa não fica sem atendimento.

Empresas de qualquer tamanho podem se beneficiar do sistema PABX. Em qualquer tipo de negócio um equipamento de qualidade pode ser útil para reduzir gastos com telefonia e deixar a comunicação mais ágil e confiável. Se o telefone for essencial ao negócio, vale a pena investir em um modelo robusto, capaz de aguentar um volume maior de ligações. Em PMEs ou em empresas que não dependam tanto de telefonia, um PABX com as especificações certas pode dar conta do recado e trazer os mesmos benefícios.

Contrate um fornecedor de serviços de telefonia

Uma das formas mais simples de colocar todas as dicas acima na prática é contratar um bom fornecedor de serviços de telefonia. Um parceiro na área não só vai garantir as melhores tecnologias para o seu negócio como também pode aumentar a confiabilidade dos seus equipamentos, já que fazem manutenção preventiva para impedir que incidentes parem sua central telefônica.

Outra vantagem aqui é o suporte: se surgir algum problema inesperado, fornecedores de serviços de telefonia dão a tranquilidade de um suporte especializado, para minimizar consequências negativas para sua empresa. Para isso, se assegure que seus parceiros são confiáveis.

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